Đề xuất của bạn rất xuất sắc, suy luận của bạn là không thể bị bác bỏ và luận cứ của bạn là rất thuyết phục. Nhưng, tại sao Giám đốc điều hành của bạn không chấp thuận đề xuất đó của bạn?
Có thể là bạn đã chỉ dùng một phương pháp thuyết phục cứng nhắc, trong khi các nhà quản lý thì lại sử dụng nhiều phong cách ra quyết định khác nhau để xem xét có nên chấp nhận một ý tưởng hay không. Mỗi người muốn nhận được một loại thông tin nhất định nào đó, ở một bước cụ thể nào đó trong toàn bộ tiến trình ra quyết định
|
|
|
Hiểu được người nghe quan tâm điều gì |
Không có phong cách ra quyết định này hay hơn những phong cách khác. Nhưng để đạt được kết quả như ý muốn, thì bạn phải hiểu được người nghe quan tâm điều gì – sau đó hướng các lý luận thuyết phục của bạn cho phù hợp với quan tâm đó nhất
…Tới thực tế
Năm phong cách ra quyết định
Xét một tình huống giả định như sau: Giám đốc kinh doanh và tiếp thị Mary Flood nhận thấy rằng công ty của cô phải hướng về khách hàng nhiều hơn nữa. Do đó cô đã đề xuất nên chuyển hướng mảng hoạt động của cô sang các nhóm quản lý khách hàng khu vực – nhưng cô cần có sự ủng hộ từ phía Giám đốc điều hành. Dưới đây là những cách cô đã thuyết trình ý tưởng của mình, phụ thuộc vào phong cách ra quyết định của giám đốc điều hành của cô.
1. Phong cách theo kiểu quyền uy. (Những ví dụ của các Giám đốc điều hành mang phong cách này: Le Iacoca, Herb Kellecher)
Đây là nhóm người dễ dàng bị thuyết phục nhưng cơ sở để họ ra quyết định lại dựa trên thông tin đã được suy xét kỹ. Họ thường chú trọng vào những điểm cốt lõi của chiến lược.
Vì thế, Mary đề ra chiến lược thuyết phục nhấn mạnh vào các kết quả. Bằng cách sử dụng những cụm từ thông dụng có sức tác động mạnh: “được chứng minh”, “hành động”, “dễ dàng”, “rõ ràng”… Cô nêu vấn đề để mọi người trực tiếp tranh luận nhằm mục đích nhấn mạnh vào các lợi ích của đề xuất để nhận được những hỗ trợ thiết thực.
Cụ thể:
-
Vạch rõ cơ cấu tổ chức hiện tại và các vấn đề hiện đang gặp phải,
-
Nêu lên đề xuất tái cấu trúc tổ chức và những lợi ích có được- đặc biệt là khả năng cạnh tranh được nâng cao
-
Giải thích về những trở ngại có thể xày ra (nhân viên phản đối thay đổi nơi làm việc) và rủi ro do việc không có phản ứng gì (đánh mất các khách hàng lớn nhất)
-
Cung cấp các bản tường trình chi tiết cho giám đốc điều hành điều hành để ông có thể xem lại sau buổi thuyết trình.
2. Phong cách theo kiểu tư duy tốt. (Những Giám đốc điều hành mang phong cách này: Michael Dell, Bill Gates)
 |
|
Bill Gates – Tuýp người tư duy |
Đây là tuýp người khó thuyết phục nhất, họ thường tuân theo lý trí, thích suy luận, không ưa mạo hiểm và luôn muốn được giải thích chi tiêt cặn kẽ về mọi kế hoạch chiến lược.
Bằng cách sử dụng các từ thông dụng: “số lượng”, “con số”, “chuyên gia”, “bằng chứng”… Mary đã trình bày các cuộc nghiên cứu thị trường, điều tra khảo sát khách hàng, các trường hợp cụ thề, phân tích chi phí/lợi ích.
Cụ thể:
-
Trình bày chi tiết ba phương án khác nhau trong buổi họp đầu tiên và giải thích các phương thức lấy số liệu thông tin
-
Nêu lên các trường hợp cụ thể đã thực hiện tái cấu trúc tương tự như thế.
-
Trong buổi họp thứ hai, lấp đầy những thiếu sót trong luận cứ và đề xuất kế hoạch tối ưu. Tuy nhiên, sẽ phải chờ đợi khá lâu để biết được quyết định của giám đốc điều hành.
3. Phong cách theo kiểu nghi ngờ mọi thứ. (Những Giám đốc điều hành mạng phong cách này: Larry Ellison, Ton Siebel)
Đây là nhóm người luôn hoài nghi mỗi điểm dữ liệu được đưa ra và họ quyết định vấn đề dựa vào cảm giác của bản thân.
|
|
|
Vị CEO hay nghi ngờ của Oracle |
Khi thuyết trình trong cuộc họp, hãy sử dụng các từ thông dụng như: “hiểu rõ”, “quyền lực”, “niềm tin”, “hoài nghi”…
Cô đã tạo dựng được niềm tin từ những lời nhận xét tốt của một người mà các giám đốc điều hành tin tưởng.
Cụ thể:
-
Trình bày vấn đề cùng với trợ lý điều hành được giám đốc điều hành tin tưởng.
-
Trong khi thuyết trình, nhấn mạnh vào mức độ đáng tin cậy của các nguồn tin.
-
Cần khéo léo lợi dụng điểm yếu luôn đề cao cái tôi của Giám đốc điều hành bằng cách dùng các câu như (Ông có lẽ đã gặp trường hợp này rồi…)
-
Đưa ra những luận cứ thực tiễn.
4. Phong cách theo kiểu phụ thuộc. (Những Giám đốc điều hành mạng phong cách này: Peter Coors, Carly Fiorina)
Đây là nhóm người thường dựa vào quyết định trước đây của bản thân hay của người khác để ra quyết định hiện tại. Họ luôn là những người ra quyết định sau cùng.
Bằng cách sử dụng các từ thông dụng: “tinh thông”, “tương tự”, “đổi mới”, “trước đây”...để đưa ra những bằng chứng xác thực để chứng minh cho rủi ro thấp, đồng thời cô cũng trình bày những giải pháp đổi mới đã được chứng thực.
Cụ thể:
-
Làm nổi bật các trường hợp cụ thể đã xảy ra trong những ngành nghề khác và nhấn mạnh: “Chúng ta có thể là những người đầu tiên trong ngành này làm điều đó.”
-
Loại bỏ những trường hợp tái cấu trúc đã thất bại (nhưng vẫn giữ lại thông tin trong trường hợp giám đốc có yêu cầu) và trình bày ba phưong án tái cấu trúc khác nhau.
-
Trong khi thuyết trình, hãy sử dụng thật nhiều những ví dụ tham khảo để hướng các Giám đốc điều hành đi đến phương án mà họ ưa thích, nhấn mạnh vào tính khả thi về chi phí khi thực hiện dự án.
5. Phong cách theo kiểu thích kiểm soát người khác. (Những Giám đốc điều hành mạng phong cách này: Ross Perrot, Martha Stewart)
Đây là những người luôn tuân theo lý trí, thích phân tích. Họ ghét sự không chắc chắn và chỉ thực hiện các ý kiến của bản thân.
Nắm được điều đó, hãy trình bày những luận cứ có tính chặt chẽ cao khiến cho người nghe “nắm bắt và thừa nhận” ý kiến. Tránh dùng lời lẽ biện hộ quyết liệt mà chỉ sử dụng các từ thông dụng: “sự kiện”, “nguyên nhân”, “quyền lực”, “hãy làm đi”…
Cụ thể:
-
Hãy gửi cho Giám đốc điều hành các bản tường trình khảo sát khách hàng, nghiên cứu thị trường, dự đoán tài chính…liên tục trong nhiều tháng
-
Nhấn mạnh vào các dữ liệu làm nổi bật các vấn đề mà công ty đang gặp phải cũng như nêu ra các mâu thuẫn trong số liệu để cho giám đốc phân tích chúng.
-
Chờ đến thời điểm Giám đốc điều hành đề nghị mở một cuộc họp sau khi một lượng lớn khách hàng đã rời bỏ công ty để trình bày ý tưởng của cô.
– Tóm tắt ý tưởng chính bài viết HBR của Gary A. Williams và Robert B. Miller –
-
HBV-TVN
Đề nghị ghi rõ “Bản quyền @Harvard Business School Publishing”, hoặc “Bản quyền tiếng Việt @Công ty phần mềm và truyền thông VASC” khi trích dẫn lại thông tin này trên các tài liệu in ấn và photocopy, và ghi rõ “trích từ trang Harvard’S-TVN” khi xuất bản trực tuyến